Первый работник: как принять и оформить без ошибок

Вы решили, что нуждаетесь в работниках, и скоро впервые станете работодателем. Чтобы было проще разобраться с процедурами и документами по оформлению сотрудника, мы подготовили шпаргалку. В этом нам помогла Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву.

Татьяна Ирметова

Эксперт по трудовому праву

Что нужно подготовить к приходу нового сотрудника

Продумайте, что сотруднику нужно для работы. Решите, где будет рабочее место и что понадобится сотруднику: техника, спецсредства, спецодежда, программное обеспечение, канцелярские принадлежности. Предоставить ему всё необходимое — ваша обязанность.

Обеспечьте безопасность рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на по охране труда.

В течение года после оформления первого сотрудника вам необходимо провести спецоценку условий труда (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Методика проведения такой спецоценки описана в

Позаботьтесь о бухучёте. Новый сотрудник — это дополнительная отчётность, расчёты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведёте бухучёт сами, изучите эти вопросы. Если есть бухгалтер, предупредите о новом сотруднике его.

Что нужно от будущего сотрудника до его выхода на работу

Для начала выясните следующие моменты.

Если вы нанимаете на работу гражданина РФ, передайте ему перечень документов, которые он должен принести в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Для иностранных граждан условия отличаются.

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Требовать документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, те, кто хочет при расчёте НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, должны принести свидетельства об их рождении.

Какие документы сотрудника работодатель должен оставить у себя:

трудовую книжку;
медкнижку и справки, когда они обязательны;
копию ИПР, если работник с инвалидностью;
копию согласия специальной комиссии — для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен.

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учёта — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Хранить ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается избыточной информацией. В случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

Какие документы нужно оформить с сотрудником при приёме на работу

Запросите у сотрудника заявление о том, что он не был госслужащим в последние 2 года. Это не обязательная, но полезная практика. Заявление может быть в свободной форме. Оно убережёт вас, если сотрудник забудет предупредить, что был госслужащим, а вы не уведомите его бывшего работодателя о приёме на работу экс-госслужащего.

Попросите подписать согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счёт). Например, если перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать её вы будете через банк, а также если кадровым учётом занимается подрядчик.

Подпишите договор о полной материальной ответственности. Нужен, если сотрудник будет работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ). Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден Министерства труда и социального развития от 31.12.2002 №85. Там же — типовая форма договора.

Ознакомьте сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе (ст. 68 ТК РФ).

❗ Микропредприятия могут не утверждать локальные нормативные акты. К таким относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом до 120 миллионов рублей, внесённые в специальный . Им достаточно трудового договора.

Подпишите трудовой договор. По закону его нужно заключить не позднее 3 рабочих дней после допуска сотрудника к работе (ст. 67 ТК РФ). Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

заключить срочный трудовой договор при наличии оснований (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключённым на неопределённый срок и без испытания.

Что нужно сделать после подписания трудового договора

Оформить приказ о приёме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в течение 3 дней после фактического начала работы. Приказ должен быть, даже если у вас микропредприятие.

Возьмите за основу форму №Т-1, утверждённую Госкомстата от 05.01.2004 №1.

Провести обучение требованиям охраны труда. Причём обязательно до допуска работника к его трудовым обязанностям и не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора (п.62 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 №2464).

Обучить сотрудников требованиям охраны труда вы можете одним из 3 способов:

Самостоятельно. Для этого вам необходимо пройти обучение по охране труда в любом аккредитованном учебном центре (ст. 219 ТК РФ) и зарегистрироваться в специальном России (в порядке, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н).
Направить работников для прохождения обучения в аккредитованный учебный центр.
Нанять в штат специально обученного сотрудника, который уполномочен обучать других работников (п. 16 письма Минтруда России от 22.09.2022 №15-2/ООГ-2333).

Необходимо будет сделать запись об инструктаже в специальном журнале учёта вводного инструктажа, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, инструктажа не было. Журнал можно купить в магазинах канцтоваров.

Оформить личную карточку работника Т-2. Этот документ обязателен для всех, в том числе для микропредприятий. Его бланк можно найти в Госкомстата от 05.01.2004 №1.

Карточка Т-2 оформляется только в бумажном виде, в неё вносятся сведения о работнике: паспортные данные, данные документа об образовании, адрес и так далее. Работника нужно ознакомить со вторым разделом карточки под подпись.

Внести запись в трудовую книжку. Если у работника её не было, нужно завести и внести запись о его приёме на работу. Это нужно сделать на шестой день работы (ст. 66 ТК РФ). Исключение — совместители. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы.

Как вносить записи, написано в порядке, утверждённом приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н.

Ещё вам нужно завести книгу учёта движения трудовых книжек и внести в неё записи о трудовой книжке вашего работника. Также запись вносится в третий раздел личной карточки Т-2, с ней надо ознакомить работника под подпись.

Это убережёт вас, если сотрудник уволится и будет утверждать, что трудовая книжка осталась у вас. Вы не сможете доказать обратное, если у вас не будет нужных записей с подписью работника в Т-2 и книге движения трудовых книжек. В таком случае грозит не только административный штраф. Бывший работник может потребовать с вас неполученный заработок за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).